حد مفاتيح أن تكون أكثر إنتاجية هو تطبيق بعض أفضل ممارسات إدارة الوقت. كل شخص لديه نفس القدر من الوقت المتاح كل يوم ، لذا فإن الأمر متروك لك لتحقيق أقصى استفادة منه. يمكنك إدارة الطريقة التي تقضي بها وقتك والتحكم في أفعالك للتخلص من العديد من عوامل التشتيت.

ومع ذلك ، إذا كنت قد بدأت للتو في إدارة الوقت ، فقد يكون اكتشاف الممارسات الجيدة أمرًا صعبًا. هناك العديد من النصائح والتقنيات والاقتراحات المتاحة عبر الإنترنت والتي قد تكون مربكة. نقدم لك هنا 10 من أفضل طرق إدارة الوقت التي يطبقها الأشخاص المنتجون في حياتهم اليومية لمساعدتك على تجنب الفرز بينهم ومعرفة كيفية ممارسة إدارة الوقت على أنها الأفضل.

1. قم بمراجعة الوقت

الخطوة الأولى لإدارة وقتك هي معرفة أين يذهب. من خلال تدقيق الوقت ، يمكنك تتبع أفعالك على مدار اليوم. من الأفضل تسجيله على مدار عدة أيام أو حتى أسبوع كامل إذا كنت تريد أن تفهم بشكل أفضل كيف تدير وقتك. قد تدرك أنك لا تقضي نصف ساعة فقط في الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن ربما تقضي ساعة كاملة.

لا توجد طريقة خاطئة لتسجيل أنشطتك اليومية. يمكنك كتابة كل شيء على الورق ، أو يمكنك استخدام  تطبيقات إدارة الوقت . بعض التطبيقات المفيدة لهاتفك والتي تتيح لك تتبع الوقت هي aTimeLogger و Toggl. مع معظم تطبيقات إدارة الوقت ، ما عليك سوى قضاء بضع دقائق لمعرفة أين ذهب وقتك.

2. تعيين مهلة زمنية لكل مهمة

أسلوب إدارة الوقت الفعال  هو الحد من الوقت الذي تخصصه لكل مهمة تقوم بها. يمكن أن يبقيك مركزًا على الوظيفة ، مما يمنعك من تشتيت انتباهك. على سبيل المثال ، يمكنك محاولة قصر الوقت الذي تتحقق فيه من بريدك الإلكتروني على أقل من 15 دقيقة أو وقت القيام بمهمة صغيرة بأقل من 30 دقيقة. يساعدك في الحصول على أفضل ممارسات إدارة الوقت.

عندما تحدد وقتك ، فإنك تضع توقعات لنفسك لإكمال المهمة قبل أن يحين موعدها. إنه يوفر تركيزًا فريدًا وقد يغرس قليلاً من الانضباط إذا تمكنت من التمسك به حتى تنتهي.

3. جدولة قبل الموعد المحدد

الخطأ المعتاد  في إدارة الوقت هو بدء يوم بدون خطة. يمكن أن يمنعك من التركيز بشكل صحيح على ما تحتاج إلى القيام به ، مما يجعلك تستهلك المزيد من الوقت في المهام التي قد تكون تافهة بشكل عام. إذا كنت تخطط لجدول عمل مسبقًا ، فيمكنك تقليل وقت الخمول والحفاظ على الإنتاجية طوال اليوم. إنها إحدى أفضل طرق إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها.

اجعله روتينيًا لتدوين المهام الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إكمالها خلال الصباح.

4. أكمل أهم مهامك أولاً

إن تكريس يومك لإكمال المهام الأكثر أهمية لديك هو المفتاح لإدارة وقتك بشكل منتج. هناك عدة أسباب تجعل هذا من بين أفضل ممارسات إدارة الوقت الأكثر فاعلية. حاول تحديد كل مهمة حرجة أو عاجلة لديك في الصباح وابدأ العمل قبل أن تبدأ في الشعور بالتعب.

إن التخلص من هذه الأشياء بعيدًا عن الطريق يعني أنك حظيت بيوم عمل مثمر . يمكنك استخدام هذا الزخم أو الشعور بالإنجاز لإنهاء بقية المهام التي لديك.

5. تفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية

قد يكون تنفيذ هذه الأساليب الفعالة لإدارة الوقت أمرًا صعبًا ، حيث يجد بعض الأشخاص صعوبة في ترك عملهم لشخص آخر. البعض الآخر ليس لديه الوقت لتدريب أو إرشاد الناس لإكمال بعض المهام.

ومع ذلك ، يمكن أن يوفر لك التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية قدرًا كبيرًا من الوقت مع تقليل عبء العمل. كما أنه يمنحك بعض الوقت الثمين الذي قد تقضيه في المهام الأساسية. يمكنك تسليم بعض المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين مترجم مستقل مؤهل.

6. تعلم أن تقول لا

قد يكون الالتزام بعدة وقت مفيدًا في بعض المناسبات. قد يوفر لك خبرة في التعامل مع المهام المختلفة في وقت واحد أو يعلمك كيفية إدارة وقتك. ومع ذلك ، عليك أن تتذكر أن تحمل الكثير من المسؤوليات قد يأتي بنتائج عكسية.

يمكن أن يثبت تعلم الرفض أنه أسلوب فعال لإدارة الوقت. إذا قسمت وقتك بشكل ضئيل للغاية ، فقد تواجه مشكلات في التركيز على أهم مهمة في متناول اليد. يمكن للناس فقط التعامل مع الكثير ، وإذا كان لديك بالفعل لوحة كاملة ، فمن الضروري أن تخبر زملائك أنك لا تستطيع مساعدتهم في الوقت الحالي.

7. اترك وقت التخزين المؤقت بين المهام

إن منح نفسك بعض الوقت الضائع بين المهام أو الاجتماعات هو دليل أساسي لإدارة الوقت وأفضل ممارسات إدارة الوقت التي يجب اتباعها. يعد الاندفاع من مهمة إلى مهمة أمرًا صعبًا ، كما أنه يجعل من الصعب أن تظل منتجًا ومتحفزًا. لا يسمح لك بأخذ دقيقة لتصفية ذهنك أو إعادة الشحن لبعض الوقت.

النقي أو القيام ببعض تمارين الإطالة أو إراحة عينيك قليلًا قبل مواصلة العمل.

8. اختيار مهمة واحدة

حتى إذا كان القيام بأشياء متعددة في وقت واحد يبدو أنه طريقة جيدة لإنجاز مهامك بسرعة ، فغالبًا ما يكون ذلك ضارًا بالإنتاجية. تعدد المهام يجعلك تحول انتباهك من شيء إلى آخر باستمرار. إذا كان عليك استعادة تركيزك في كل مرة تقوم فيها بتبديل المهام ، فقد تفقد الكثير من الوقت.

أسلوب إدارة الوقت الفعال هو اختيار القيام بمهمة واحدة في كل مرة. إذا ركزت على مهمة عمل واحدة ، يمكنك إكمالها بشكل أسرع وتحسين كفاءتك.

9. لا تضيع وقت الانتظار

إنها إحدى أفضل ممارسات إدارة الوقت التي يجب أن تلاحظها. كثير من الناس لديهم الكثير من الوقت الضائع طوال اليوم. يمكنك استخدام العشر دقائق التي تقضيها في التنقل أو الوقوف في طابور أو مجرد انتظار القيام بأي نشاط عملي آخر. قراءة كتاب أو مشاهدة مقطع فيديو تعليمي أو الاستماع إلى بودكاست هي بعض الأمثلة على ما يمكنك القيام به أثناء وقت فراغك.

10. استثمر في مساحة العمل الخاصة بك

على الرغم من أنها ليست طريقة لإدارة الوقت ، إلا أن الاستثمار في مساحة العمل الخاصة بك يمكن أن يوفر لك بعض الوقت الذي قد تقضيه في مهام حيوية أخرى. إذا قمت بشراء  أثاث مكتبي مريح ، يمكنك تحسين رفاهيتك وزيادة إنتاجيتك وتحفيزك. بعض الخيارات الممتازة هي  مكاتب مكتبية وكراسي  مكتبية مريحة .