You are currently viewing إيجابيات وسلبيات تتبع الوقت التلقائي مقابل اليدوي
إيجابيات وسلبيات تتبع الوقت التلقائي مقابل اليدوي

إيجابيات وسلبيات تتبع الوقت التلقائي مقابل اليدوي

برنامج تتبع الوقت ليس حلاً واحدًا يناسب الجميع. يحتوي سوق اليوم على العديد من الخيارات ، حيث يكون للمتتبع في كل مرة خصائصه وميزاته التي تناسب أو لا تناسب أسلوبك واحتياجاتك التنظيمية.

في هذا الدليل ، سنساعدك على فهم إيجابيات وسلبيات النوعين الرئيسيين من برامج تتبع الوقت – التلقائية واليدوية.

تتبع الوقت التلقائي

كما يوحي الاسم ، تعمل هذه الأنواع من متتبعات الوقت على نظام آلي بالكامل ، مما يعني أنه بمجرد تثبيت تطبيق معين أو جزء من البرنامج على جهاز الكمبيوتر ، فإنه يتتبع كل الوقت الذي تقضيه أنت أو موظفوك في العمل.

يعتمد ذلك على التطبيق المعني ، ولكن بشكل عام ، يتتبع هذا النوع من الأنظمة كل الأنشطة ، بما في ذلك المفاتيح التي تم الضغط عليها ، والبرامج التي تم استخدامها ، والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها وغير ذلك الكثير . كما يوضح بالتفصيل المدة التي قضاها على وجه التحديد في كل منها. قد تأخذ بعض البرامج أيضًا لقطات شاشة عشوائية وتتبع الموقع الجغرافي.

الايجابيات 👍

  • يوفر هذا النوع من نظام تتبع الوقت نظرة عامة كاملة على الوقت الذي يقضيه ، ويسلط الضوء على مجالات الإنتاجية القصوى والمماطلة العكسية.
  • يمكن لأصحاب العمل الذين يستخدمون نظام الدفع بالساعة تقييم قيمة كل موظف (عادةً مقاولين من الباطن أو عمال عن بُعد) بناءً على بيانات وقت العمل. في بعض الحالات ، يكون الهدف الرئيسي هو الحصول على إثبات عمل لدفع أجر دقيق وعادل.

سلبيات 🤔

  • البيانات من هذه البرامج محددة تمامًا وليست مفيدة دائمًا. على سبيل المثال ، قد تفتح تطبيق Powerpoint وتقضي 8 ساعات هناك ، ولكن ما قد يرغب العميل أو صاحب العمل في معرفته هو ما إذا كنت تعمل بالفعل في مهمة.
  • على الرغم من أن هذا النوع من البرامج يتم مراقبته طوال الوقت ، فإن هذا النوع من البرامج لا يساعد عادة كثيرًا في وضع تقديرات للمهام ، والعمل مع معدلات الفواتير والرسوم ، ومراقبة الميزانيات والأجور ، والتي قد تكون ضرورية للغاية لبعض الشركات.
  • يتتبع النظام جميع الأنشطة. في حين أن هذا يعد أيضًا مؤيدًا رئيسيًا للبرنامج ، لا تحتاج كل شركة إلى معرفة اللحظة التي ابتعد فيها موظفوها عن الكمبيوتر. عادةً ما ينطبق هذا على شركات الدفع بالساعة ، لكنه قد لا يعمل بشكل جيد عندما تركز النتيجة على المنتج النهائي.
  • يتطلب استخدام هذا النوع من متتبع الوقت في الأعمال التجارية عناية فائقة وتفكيرًا شديدًا ، إذا لم يتم القيام به بشكل صحيح ، فقد يصبح الموظفون غير موثوقين ويشعرون بالمراقبة في عملهم ، مما يخلق جوًا سلبيًا. انطلاقًا من هذه النقطة ، يحتاج أصحاب العمل أيضًا إلى النظر في مسألة الثقة داخل الشركة ، إذا كان الموظفون بحاجة إلى مراقبة عن كثب.
  • أيضًا ، تستخدم العديد من الشركات تطبيقات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello أو Basecamp أو Jira. في هذه الحالة ، لا يعمل التتبع التلقائي للوقت كما ينبغي لأن النقطة الرئيسية هي معرفة مقدار الوقت الذي تتطلبه كل مهمة محددة ومقدار الوقت الذي تم قضاؤه في هذه المهمة.

التلخيص

يعد التتبع التلقائي للوقت أمرًا رائعًا للتحكم في الإنتاجية الشخصية ومساعدتك على اكتشاف كيفية تحسين وقتك بشكل أفضل. على سبيل المثال ، يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه على الشبكات الاجتماعية ؛ وقد تتفاجأ حقًا.

يعمل هذا النظام أيضًا مع الشركات التي توظف موظفين عن بُعد ، وليس لديها علاقة عمل ، على الأقل في البداية ، حيث يمكنهم الوثوق بهم.

ولكن إذا فكرت في الأمر مع فريقك الداخلي ، فقد لا يكون إجبارهم على تتبع الوقت تلقائيًا هو أفضل فكرة. سيعتقد الموظفون أنك تتجسس عليهم ، ولا أحد يحب ذلك. من المحتمل جدًا أن يتركوك تبحث عن بيئة أكثر ثقة.

إذا كنت تبحث عن هذا النوع من البرامج ، يمكنك التحقق من RescueTime أو Timely.

تتبع الوقت اليدوي

ليس هناك سحر مع هذا. من أجل تشغيل متتبع الوقت اليدوي بشكل فعال ، سيحتاج الموظف إلى الإبلاغ يدويًا عن الوقت الذي يقضيه في مشروع أو جزء من العمل. على الرغم من أنه قد يبدو الكثير من العمل ، إلا أن هذا النظام يوفر المزيد من المرونة.

هذا النهج مرن للغاية حيث أن الوقت الذي يقضيه في مهمة معينة أسهل في التحليل وتقديمه إلى العميل . يمكن تضمين الوقت المتعقب للمهام على الفور في الفاتورة.

يمكن تقسيم أي مهام إضافية يطلبها العميل وتتبعها بشكل مستقل. يكون مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى مدفوعات منفصلة ، أو حتى معدلات مختلفة لهذه المهام.

الايجابيات 👍

  • يشعر الموظفون بالقدرة على استخدام النظام ، لأنهم قادرون على تتبع وقتهم بأنفسهم ، وبناء الشفافية والمسؤولية الذاتية والثقة في أنهم موثوق بهم داخل الشركة وكأشخاص مسؤولين.
  • باستخدام أدوات تعقب الوقت اليدوية ، يكون الموظفون أكثر قدرة على تتبع وقتهم من خلال ربطه بالمهام ، مما يوفر نتائج أفضل لتتبع النشاط. على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يعمل في مشروع ، فستتمكن من معرفة مقدار الوقت الذي تم إنفاقه وأين تضمن عدم تداخل أي مهمة من قبل شخصين أو أكثر عن غير قصد وأن العمل يتم بالفعل.
  • كما أنه يساعد في إنشاء الوحدة ، حيث يمكن لشخص واحد إنشاء مهمة ، على سبيل المثال ، “اجتماع” وهذا يظهر لجميع الموظفين ، حتى لا يكرر نشاطًا بعشرين اسمًا مختلفًا ، مما يؤدي إلى عقد الاجتماع نفسه في عدة مواقع في نفس الوقت
  • مع هذا النوع من تتبع الفوترة للوقت يعد مكافأة ضخمة ، ستتمكن بسهولة من معرفة مقدار الوقت الذي يستغرقه موظفوك للقيام بمهام معينة ، ومقارنتها بتكاليف مشروعك ، مما يسمح لك بالدفع بدقة أكبر. يساعد هذا أيضًا في تبسيط العمليات التنظيمية الداخلية مثل المحاسبة.
  • أيضًا ، يمكنك أيضًا تتبع الوقت غير القابل للفوترة ، مما يتيح لك الفرصة لمراجعة كفاءة عملك من الداخل إلى الخارج. من خلال الإحصائيات المكتسبة من تتبع الوقت ، سترى بوضوح كيف يتم تنظيم مشاريعك وموظفيك ووقتك وأموالك ، مما يوفر لك ملاحظات للمشاريع المستقبلية ، ويسمح لك بتقدير رصيد الوقت والتكلفة بشكل أكثر دقة.

سلبيات 🤔

  • بينما يوفر التتبع اليدوي مزيدًا من المرونة ، إلا أنه يتطلب من الموظفين المشاركة بنشاط في عملية وقت إعداد التقارير. الشيء هو أن الموظفين هم أشخاص ، ويمكن أن ينسى الناس في بعض الأحيان ، مما يعني أن تتبع الوقت قد لا يكون دقيقًا كما ينبغي.
  • في حين أن هذه النقطة التالية قد تكون ميزة إضافية بالنسبة للبعض ، إلا أنها قد تكون خدعة للبعض الآخر. يأتي التتبع اليدوي للوقت مع الكثير من الخيارات ، على سبيل المثال ، الميزات الإضافية ، والطريقة التي ستستخدمها في عملك ، وكيف ستساعد الموظفين على تعلم البرنامج. ومع ذلك ، يمكن إدارة ذلك بالمساعدة المناسبة والتوقعات والتدريب منذ البداية.

التلخيص

يعد التتبع اليدوي للوقت أمرًا رائعًا للشركات والمستقلين والموظفين الذين يحتاجون إلى مراقبة الوقت الذي يقضونه في مهام محددة. هناك العديد من الأسباب لذلك ، مثل القدرة على إصدار فاتورة للعميل بشكل صحيح ، أو حساب الوقت المنقضي ، أو حتى تقييم الوقت غير القابل للفوترة .

في حين أن فوائد الشركة واضحة من حيث إعداد التقارير الدقيقة والفواتير وإدارة الموظفين ، فإن التتبع اليدوي للوقت يفيد أيضًا الموظفين الذين يتطلعون إلى تعزيز كفاءتهم أثناء المهام.

ومع ذلك ، من نافلة القول أنك إذا قررت بدء تتبع الوقت ، فمن الأفضل تقديمه إلى موظفيك للأسباب الصحيحة – تحسين الكفاءة ، والفواتير ، وما إلى ذلك – وبالتأكيد ليس كأداة مراقبة.

المكافأة: تتبع الوقت المتكامل

الآن بعد أن تعرفت على متتبعات الوقت اليدوية والآلية ؛ حان الوقت للتحدث عن التكامل.

تستخدم العديد من الشركات برامج خاصة ، مثل Asana ، و Trello ، و Basecamp ، وما إلى ذلك ، لإدارة مشاريعهم ، ولا شك في أن هذه الأدوات فعالة ، ولكن هناك شيء واحد ينقصهم جميعًا – ميزة تتبع الوقت الجيد.

إذا كنت تستخدم بالفعل أحد هذه البرامج ، فأنت تعلم أنه يتم الاحتفاظ بجميع مهامك هناك ومكان العثور عليها بالضبط. وإذا كنت ترغب في إدخال تتبع الوقت في المعادلة ، فلماذا تتوقع من موظفيك نسخ المهام ولصقها