بصفتك مديرًا ، فأنت مسؤول ليس فقط عن وقتك الخاص ولكن أيضًا عن وقت العاملين في فريقك. الوقت هو أهم مورد تحت تصرفك. يحصل الجميع على نفس القدر منه في يوم واحد ، ولكل شخص القدرة على اختيار أفضل الطرق لاستخدامه. نتيجة لهذا ، يمكن أن تكون استراتيجيات إدارة الوقت أدوات مفيدة.
ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه الصياغة مضللة. لا يمكن إدارة الوقت. إنه ثابت. الشيء الوحيد الذي يمكن إدارته هو ما تفعله به. يخطط المدراء والعمال الأكثر فاعلية لوقتهم لزيادة الإنتاجية.
ومع ذلك ، قد يكون من الصعب القيام بذلك عندما يكون هناك الكثير مما يجب القيام به في يوم واحد. من الاجتماعات إلى جلسات التخطيط إلى كتابة التقارير ، يجب أن يتناسب كل شيء مع تلك الـ 24 ساعة. هذا هو المكان الذي تكون فيه تقنيات إدارة الوقت ضرورية.
تعرف أدناه على المزيد حول هذا الموضوع في هذه المقالة التي أنشأها فريقنا في .
لا يعني العمل الجاد دائمًا نتائج إنتاجية أفضل. في بعض الأحيان ، أولئك الذين يعملون بجد هم أيضًا من يضيعون أكبر قدر من الوقت . كل العمل الشاق في العالم لا يمكن أن يعوض عن سوء إدارة الوقت.
تعني إدارة الوقت ببساطة التخطيط وتركيز جهودك بطريقة تدرك مقدار الوقت المتاح لك والمدة التي ستستغرقها المهمة حتى تكتمل.
عندما تأخذ هذه النقاط في الاعتبار وتخطط وفقًا لذلك بطريقة واقعية ، فإن ذلك سيساعد في تحسين ساعات العمل في يوم العمل إلى أقصى حد ممكن.
لقد قمنا بتجميع أفضل 14 نصيحة لتحسين إدارة وقتك والمساعدة في زيادة إنتاجيتك.
إلى جانب النصائح أدناه ، يمكنك أيضًا الاطلاع على بعض النصائح من توماس فرانك الذي أنشأ هذا الفيديو المثير للاهتمام:
14 إستراتيجيات إدارة الوقت
1. تتبع الوقت
قبل تعديل أنماط عملك واتخاذ إجراءات لتحسين إدارة الوقت ، يجب عليك أولاً تقييم وضعك الحالي.
يعد الاحتفاظ بسجل أو سجل لأنشطة عملك اليومية طريقة رائعة للقيام بذلك. هذا لا يعني أن عليك الاحتفاظ بسجلات مفصلة لكل دقيقة من كل يوم. بدلاً من ذلك ، ابدأ بقطع من اليوم مدتها 15 دقيقة ، وستبدأ سريعًا في رؤية الأنماط والعادات التي من المحتمل أن تضيع وقتًا مفيدًا.
2. خطط ليومك
كثير من الناس يؤجلون وضع الخطط اليومية لأنهم يشعرون أن هناك القليل من الفائدة – عدم القدرة على التنبؤ هو حقيقة من حقائق الحياة ، فلماذا يزعج التخطيط؟
في حين أن هذا صحيح إلى حد ما ، يمكن أن تساعد الخطط في إضافة هيكل إلى يوم عملك. يمكن لهذا الهيكل أن يكون مرناً – بل يجب أن يكون كذلك. هذا يعني أنه يمكنك التأكد من تخصيص وقت لإنجاز كل ما يحتاج إلى القيام به ، مع السماح أيضًا بأي متغيرات ، مثل الاجتماعات المفاجئة أو المهام التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع.
3. الاستفادة من الجدولة الفعالة
هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها إدارة الوقت في يومك ، بدءًا من المشاركة في أسلوب كايزن الياباني ، وحتى الاحتفاظ بمخطط أو استخدام تطبيق تخطيط للحفاظ على جدول زمني.
تغذي الجدولة الفكرة السابقة للتخطيط ليومك ، لكنها تخوض في مزيد من التفاصيل. بينما قد لا ترغب في جدولة يومك بالكامل ، فإن جدولة المهام الفردية يمكن أن تجعل المهام الأكبر أسهل في الإدارة . قسّم هذه الوظائف إلى وظائف أصغر وأكثر قابلية للإدارة وستجد أن إنجازها أسهل.
يمنحك أيضًا أهدافًا أصغر تهدف إلى تحقيقها ، وفي نفس الوقت يسمح لك بالشعور بهذا الشعور بالإنجاز المهم للغاية في كثير من الأحيان ، مما يجعلك تستمر وتحفزك.
4. افعل شيئًا واحدًا في كل مرة
غالبًا ما يُنظر إلى تعدد المهام على أنه شيء تطمح إليه لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. مع ذلك، هذا ليس دائما صحيحا. يمكن أن يؤدي تعدد المهام عند عدم الاستعداد بشكل صحيح إلى زيادة الضغط وانخفاض جودة العمل.
امنح نفسك الوقت “للإحماء” لمهمة ما . قسّم مهمة إلى أجزاء أصغر وقم بمعالجة كل واحدة على حدة. قد يبدو الأمر أقل فعالية من حيث الوقت في البداية ، ولكن قد تجد نفسك تنهي المزيد من العمل بجودة أعلى على المدى الطويل.
5. ترتيب المهام من الأكثر أهمية إلى الأقل
بمجرد تقسيم وظائفك إلى مهام أصغر ، رتبها من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
إذا كان ذلك ممكنًا ، فتأكد من القيام بالأهم أولاً. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فافعل الأكبر أولاً. هذا يعني أنك تواجه التحدي الأكبر أولاً ، بينما تكون في أعلى مستوى من الطاقة والوعي لديك.
إنهاء مهمة رئيسية أولاً يمكن أن يترك لك إحساسًا بالإنجاز الذي سيدفعك خلال بقية المهام الأصغر. ستشعر وكأنها رحلة سهلة على المنحدرات لبقية المهمة!
6. التأكيد على أهم الأنشطة
بصفتك مديرًا ، فأنت مسؤول ليس فقط عن وقتك الخاص ولكن أيضًا عن وقت العاملين في فريقك. الوقت هو أهم مورد تحت تصرفك. يحصل الجميع على نفس القدر منه في يوم واحد ، ولكل شخص القدرة على اختيار أفضل الطرق لاستخدامه. نتيجة لهذا ، يمكن أن تكون استراتيجيات إدارة الوقت أدوات مفيدة.
ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه الصياغة مضللة. لا يمكن إدارة الوقت. إنه ثابت. الشيء الوحيد الذي يمكن إدارته هو ما تفعله به. يخطط المدراء والعمال الأكثر فاعلية لوقتهم لزيادة الإنتاجية.
ومع ذلك ، قد يكون من الصعب القيام بذلك عندما يكون هناك الكثير مما يجب القيام به في يوم واحد. من الاجتماعات إلى جلسات التخطيط إلى كتابة التقارير ، يجب أن يتناسب كل شيء مع تلك الـ 24 ساعة. هذا هو المكان الذي تكون فيه تقنيات إدارة الوقت ضرورية.
7. اعرف الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية
قد تبدو هذه نقطة واضحة ، لكنها حيوية. يجب أن تعرف في أي وقت من اليوم تعمل بشكل أفضل. ليل؟ الصباح الباكر؟
بمجرد معرفة ذلك ، يمكنك جدولة يومك والتخطيط لمشاريعك وفقًا لذلك ، بحيث تتعامل مع أهم عمل عندما تكون في أوج نشاطك.
8. تخصيص وقتك
تتضمن إدارة الوقت العديد من المهام الشاملة ، ولكن من المهم تخصيص إدارة وقتك بحيث تكون خاصة بك. لا تطبق فقط كل نصيحة وقاعدة تجدها مباشرة في حياتك وتوقع أن تنجح.
شيء يمكنك تجربته هو تقسيم وقتك إلى أقسام. يمكن أن تختلف هذه الأقسام اعتمادًا على عملك وحياتك ، ولكن فصل عملك مثل هذا يمكن أن يساعد في جعل الوقت الذي تقضيه في المهام أكثر قابلية للإدارة.
9. تجميع المهام
بمجرد تقسيم مشاريعك إلى مهام ، حاول تجميعها في مجموعات من المهام المتشابهة. هذا فعال بشكل خاص إذا كنت تعمل مع فريق من الناس.
هذا يعني أنه يمكنك تقسيم فريقك إلى مجموعات وتسليم مجموعات من المهام المتشابهة اعتمادًا على مهارات كل مجموعة من الموظفين. هذا هو وقت التفويض الفعال في نهاية المطاف.
هناك طريقة أخرى للقيام بذلك وهي تقسيم وقتك إلى مجموعات. خصص دفعات من الأيام لمهام معينة والتزم بها. هذا يشجع الفرق على التركيز على مهام معينة.
10. امنع الوقت وقم ببناء إطار عمل ليومك
سيساعدك هذا على تركيز جهودك على مهام مماثلة حتى لا ينتقل انتباهك في كل مكان.
- ابدأ بالمهام ذات الأولوية القصوى.
- بعد ذلك ، خطط لكيفية بدء اليوم ، و “الخروج” من العمل لهذا اليوم. يحدد هذا نقطة نهاية ليوم العمل – وهو أمر حيوي إذا كنت تعمل عن بُعد.
- حدد فترات زمنية “للمهام الاستباقية”.
- حدد فترات زمنية لـ “المهام التفاعلية”. يتضمن ذلك الرد على الملاحظات أو حل المشكلات.
11. تعظيم الاهتمام الكامل
إن طبيعة الترابط الشديد في العالم الحديث هي أن التسويف منتشر. إننا نغرق باستمرار بالمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والأسئلة والمزيد من العمل. يعد إنشاء الحدود والتركيز على التفاصيل أمرًا حيويًا للعمل بشكل منتج.
تأكد من أنك تفعل شيئًا واحدًا فقط في كل مرة. هذا يعني عدم العمل على اقتراح أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني في نافذة أخرى. شيء واحد في وقت واحد!
12. التفويض هو الملك
لا أحد يستطيع العمل في الفراغ. إذا كان لديك زملاء متاحون ، فاستخدمهم!
لن ينبهر أحد إذا بذلت الكثير من العمل ورفضت المساعدة في محاولة لتبدو فائقة الإنتاجية وقادرة. لا أحد جزيرة. يظهر التفويض الكفاءة والقيادة والتركيز على الإنتاجية.
13. فرض المواعيد النهائية
يمكن لأي عامل متمرس أن يشهد على ذلك: بدون موعد نهائي ، لا يتم إنهاء أي شيء. قد تكون هذه مبالغة ، لكن من المؤكد أنه لا يتم إنجاز الكثير إذا لم يكن لديك مواعيد نهائية تلتزم بها.
لذا ، حدد مواعيد نهائية منتظمة ، ولا تلتزم بها فحسب ، بل قم بفرضها – حتى على نفسك! ليس هناك ما هو أكثر تحفيزًا من عقارب الساعة.
14. تعرف على كيفية قول “لا”
من السهل القيام بمهام أكثر مما يمكنك إدارته في محاولة لإرضاء أو الظهور بمظهر قادر. ومع ذلك ، لن تساعد أحداً إذا لم تتمكن من إنهاء كل شيء في الوقت المحدد. تعرف على مقدار ما يمكنك القيام به في فترة زمنية محددة وكن واقعيًا بشأن المهام التي تقبلها.
إذا كنت تعمل بالفعل على شيء ما وتعتقد أن جودة عملك ستتأثر إذا ما بذلت المزيد من الجهد ، فمن الجيد دائمًا أن تقول “لا”. يحترم الناس شخصًا يعرف حدوده.
