إدارة الوقت هي مهارة أساسية في أي عمل ؛ يسمح بإنجاز العمل بشكل فعال ، ويقلل من التوتر ويساعد على ضمان رضا العميل. ومع ذلك ، إذا لاحظت أن التوقيت يبدو غير مناسب في شركتك ، فربما تتساءل عما يمكنك فعله حيال ذلك.
في هذه المقالة ، سنكشف عن أهم علامات سوء إدارة الوقت قبل المضي قدمًا لإخبارك بالضبط بما يمكنك فعله حيال ذلك.
علامات سوء إدارة الوقت
هذه هي أهم علامات إدارة الوقت التي يجب البحث عنها:
- التسويف – أنت تقوم بمهام أقل إلحاحًا وتفضيلًا على المهام الأكثر إلحاحًا ، أو تقوم بأشياء أكثر إمتاعًا بدلاً من المهام الأقل إمتاعًا ، وبالتالي تؤجل المهام الوشيكة إلى وقت لاحق ، أحيانًا إلى “اللحظة الأخيرة” قبل الموعد النهائي.
- العمل المستعجل – مع اقتراب العديد من المواعيد النهائية ، قد يكون من الصعب إيلاء الاهتمام الواجب للعمل الذي أمامك مباشرةً ، ولكن من الضروري أن تقوم به. تتفوق الجودة على الكمية في كل مرة تقريبًا ، لذا فإن الإسراع في عملك ليس طريقة مثمرة للعمل وقد يؤدي إلى أخطاء أو يتم التغاضي عن الأخطاء.
- المواعيد النهائية المفقودة – عندما يزداد الضغط كثيرًا ، ويتراكم العمل ، هناك نتيجة نهائية واحدة فقط – سيتم تفويت المواعيد النهائية. لست أنت أو فريقك أبطالًا خارقين وهناك مستوى بشري من العمل يمكن توقع القيام به بشكل معقول.
- أخطاء أو أهداف سيئة التحديد – إذا وجدت باستمرار أخطاء أو رأيت أن العمل يتم بشكل سيئ ، فقد يشير ذلك إلى عدم إيلاء العناية والاهتمام الواجبين للتأكد من أن عملك على أعلى مستوى.
- تسجيل الوقت في الكثير من الوقت الإضافي – هذه ليست علامة صحية لك أو لعملك ؛ من غير المرجح أن يكون العمال المعرضون لخطر الإرهاق منتجين وأكثر عرضة للاحتياج إلى إجازة مرضية ، لذا فإن إدارة وقتك بشكل أفضل لتجنب ذلك قد يكون مفتاح الإنتاجية.
ما يمكنك القيام به حيال ذلك
بينما لا يوجد حل واحد يناسب الجميع لإدارة الوقت بالكامل – نجد أن النهج المشترك يعمل بشكل أفضل – إليك أهم النصائح للحفاظ على شركتك في حالة جيدة:
1. ترتيب أولوياتك
الخطوة الأولى في إدارة وقتك بشكل أفضل هي تحديد الأولويات ، بعد كل شيء ، أنت مجرد بشر ، وهناك الكثير الذي يمكنك القيام به في يوم واحد. لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى ، رتب أولويات مهامك في قائمة من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية ، وانتبه جيدًا إلى أنه لا يوجد أكثر من اثنتين في نفس المكان .
قم بتعيين قوائم المهام التالية لكل يوم ، حاول أن تجعلها معقولة وقابلة للتحقيق ، حتى تشعر أنت وفريقك بالرضا عن عمل اليوم.
2. ننسى تعدد المهام
هذه خرافة! يمكن لعقلك أن يعطي تركيزه الكامل فقط لنشاط واحد في كل مرة. ركز على المهمة التي بين يديك ، وستلاحظ تحسنًا في جودة عملك وإنتاجيتك. وهذا يعني عدم وجود رسائل بريد إلكتروني سريعة في منتصف الاجتماع أيضًا.
3. اجعل وقتك بصريًا
استخدم تقويمًا وحدد اليوم / الأسبوع / الشهر الخاص بك وفريقك بطريقة مرئية. باستخدام هذه الطريقة ، سترى فجوات في الجدول الزمني الخاص بك والمكان الذي تم فيه ملء يومك بالكامل ، مما يتيح لك إدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية.
4. احصل على أولئك الذين يجتمعون في وقت مبكر
بمجرد أن تبدأ العمل وتناول فنجان القهوة الأول ، حان الوقت لبدء تلك الاجتماعات. هذا عندما يكون عقلك منتعشًا ومستريحًا ، ويكون مستعدًا بشكل أفضل للانخراط في علاقة عقلية صغيرة مع زملائك أو شركائك. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يحدث ذلك الوقت قبل إهدار الاجتماعات الحيوية ، لذا من الأفضل إخراجها من الطريق مبكرًا لتحسين إنتاجيتك.
5. عازلة أنشطتك
إذا كنت تعمل لمدة ثماني ساعات في اليوم ، فلا تخطط مطلقًا لأنشطة تستهلك تلك الساعات الثماني بأكملها. استهدف ما يقرب من أربع إلى ست ساعات من وقت العمل فائق الإنتاجية. البقية؟ نسميها وقت التخزين المؤقت ؛ مساحة لحالات الطوارئ وبعض الوقت للاسترخاء وإعادة الشحن.
6. خذ استراحة واعمل عندما تكون في “المنطقة”
لديك ساعة الغداء لسبب ما – استخدمها! غالبًا ما نبذل قصارى جهدنا عندما نشعر بأفضل ما لدينا ، لذلك بين المهام والاجتماعات والمشاريع. خذ لحظة للجلوس أو الذهاب في نزهة قصيرة والاسترخاء. سيعزز ذلك إنتاجيتك ويسمح لك بالعمل عندما تكون في المنطقة. يبقيك متحمسًا وبعيدًا عن الإرهاق.
7. تعلم أن تقول “لا”
لا يمكنك إرضاء الجميع وتعلم أن تقول “لا” يمكن أن يكون المفتاح لإيجاد توازن صحي وناجح بين الحياة لك ولفريقك. كلمة “لا” ليست شيئاً يجب الخوف منه. يتعلق الأمر بالتعرف على حدودك والتخطيط وفقًا لها ، مما يمنح فريقك أفضل فرصة للنجاح. على أي حال ، لا يجب أن تظل كلمة “لا” إلى الأبد ، فقد تعني أيضًا “الآن ليس الوقت المناسب”.
8. تتبع وقتك
الركيزة الأخيرة لإدارة الوقت – . قبل أن تتمكن من البدء في تقييم مقدار الوقت الذي يستغرقه النشاط ، من المفيد التراجع خطوة إلى الوراء ومراقبة الوقت الذي يستغرقه العمل ، في الواقع. بهذه الطريقة سيكون لديك فهم أفضل لما يمكنك وما لا يمكنك فعله ، وأكثر من ذلك ما هو مربح وقابل للتحقيق لعملك.
الكلمة الأخيرة
يمكن أن يسبب سوء إدارة الوقت ضغوطًا وتأخيرات لا داعي لها في أي عمل – لك ولعملائك – تجنب المشكلة قبل حدوثها وتحريض على عادات إدارة الوقت الجيدة.
ايفرهور على استعداد للمساعدة. تواصل معنا لاكتشاف كيف يمكننا تحسين ضبط الوقت وإدارة الأعمال.
